Receptioniste / Office Assistent

Online sinds 29 april 2019
  • oproepbasis  
  • €2300-€2600  
Reageren
Sleep je bestanden hierheen, of klik hier om ze te selecteren Kies bestand
Maximale uploadgrootte: 2.1MB

Wij zijn opzoek naar een Receptionist/ Office Assistant die als oproepbasis beschikbaar is.

Je rapporteert aan de manager HR & Facilitaire zaken. Treedt op als schakel tussen klanten, relaties en de interne organisatie, zowel telefonisch als mondeling aan de receptie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor facilitaire zaken. 

Uitvoeren van balie- en receptietaken

• Ontvangt en begeleidt gasten vriendelijk en correct.

• Noteert relevante gegevens omtrent bezoekers.

• Houdt reserveringen voor de vergaderruimten bij.

• Verzorgt desgevraagd koffie, thee en broodjes voor bijeenkomsten.

• Geldt als aanspreekpunt voor uitzendbureaus t.b.v. grotere en/of meerdaagse bijeenkomsten waarvoor een medewerker voor de catering wordt ingezet.

• Neemt deel aan relevante project- en werkgroepen.

• Regelt in afstemming met manager HR en facilitaire zaken zelf vervanging tijdens afwezigheid.

• Neemt deel aan het afdelingsoverleg.

Telefoon, post, mail

• Informeert naar het doel van inkomende telefoongesprekken en verbindt deze gesprekken door naar de juiste persoon.

• Neemt berichten en verzoeken aan bij afwezigheid van collega’s en verzorgt juiste communicatie op een later tijdstip.

• Verstrekt informatie aan klanten en relaties over algemene aangelegenheden.

• Houdt de telefoonlijst up-to-date.

• Verwerkt, verdeelt en archiveert de interne post en algemene e-mails.

• Maakt de uitgaande post en pakketten verzendklaar en registreert deze.

• Denkt mee over de vereisten van een eventueel nieuwe telefooncentrale.

Facilitaire en administratieve ondersteuning

• Ondersteunt de manager HR & Facilitaire zaken waar nodig administratief.

• Verzorgt het ordelijk en representatief houden van receptie, keuken, vergaderruimten en opslagruimte en onderhoudt de koffiemachines.

• Bewaakt de voorraad kantoormaterialen, informeert naar prijzen en leveringscondities bij leveranciers en plaatst zo nodig bestellingen.

• Ziet toe op de naleving van contracten ten behoeve de benodigde faciliteiten (gebouwen en apparatuur).

• Neemt deel aan het facilitair overleg.

Functie eisen

• MBO werk- en denkniveau.

• Ervaring met MS Office.

• Ervaring in gebruik en toepassing van een telefooncentrale.

• Ervaring als telefoniste/receptioniste.

• Zeer goede beheersing van de Nederlandse taal.

• Goede kennis van moderne talen (met name Engels. Frans en Duits is een pré) i.v.m. het te woord staan van relaties.

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.

• Representatief en proactief.

• Zorgvuldig.